La gestione del tempo e delle attività di un libero professionista è sfidante, specialmente quando non hai ancora le risorse necessarie per delegare.
Tante e diverse attività si concentrano su una persona sola e vanno comunque portate a termine. Può sembrare assurdo quando le cose da fare sono tantissime, ma bisogna fermarsi e prendersi del tempo per capire come organizzare il proprio tempo.
Le basi. Stabilisci gli obiettivi e pianificali
La mancanza di tempo è una delle scuse più usate. Lo so, può risultare un po’ antipatico, ma la realtà è che quando desideriamo fare qualcosa il tempo lo troviamo.
Il primo passo per trovare tempo per fare le cose è sempre stabilire le priorità ed avere ben chiari gli obiettivi e le azioni che servono per realizzarli breve e medio termine.
Gli obiettivi vanno messi nero su bianco (non semplicemente pensati) e suddivisi in piccoli task e messi a calendario con una dead line precisa.
Monitora come utilizzi il tempo
Quando hai obiettivi e attività a calendario, ma non “ci stai mai dentro” e non riesci mai a concludere le cose, ti sarà utile un lavoro tanto noioso quanto fondamentale. Si tratta di prendere nota per alcuni giorni di come impieghi le tue ore durante la tua giornata.
Se riesci a fare questo sarai consapevole di quali attività ti fanno sprecare tempo (ad esempio potresti accorgerti di passare parecchio tempo sui social, o a guardare video che non ti portano alcun beneficio).
Non ha alcun senso utilizzare dei metodi per ottimizzare il tempo quando non sai come effettivamente come lo impieghi.
Accetta che la pianificazione sarà imperfetta in ogni caso
Accettare la flessibilità e gli imprevisti è il primo passo che ti porta a capire che non si può organizzare perfettamente tutto. Quello che è imprevisto, per definizione non è sotto il nostro controllo e per questo motivo non è evitabile.
Tecniche di gestione del tempo
Ci sono alcune tecniche che per me si sono rivelate utili e mi aiutano ad aumentare il mio senso di autoefficacia in un circolo vizioso.
Eat The Frog
Spesso mi trovavo a posticipare durante la giornata alcune attività che poi saltavano completamente perché si verificavano degli imprevisti. Le ho spostate ad inizio giornata.
Sono quelle attività:
- per me piacevoli, ma che se programmavo tardi rischiavo sempre di far saltare a causa delle evoluzioni della giornata,
- che non mi piacciono, ma è necessario fare,
- che mi risultano più difficili e impegnative delle altre.
OTED (One-Touch Exchange of Die)
Questa tecnica arriva dalla lean production.
Quando mangiavo un pacchetto di grissini, poi la carta la lasciavo sul tavolo. Se entravo in casa, depositavo sul tavolo le cose in attesa di sistemarle in un secondo momento.
Ci cado ancora spesso nella dinamica di lasciare lì per poi ripassarci “dopo”, ma fare il possibile per sistemare le cose con un “tocco solo”, nella vita privata e nel lavoro ti porterà un risparmio notevole di tempo.
Attività rapide
Subito dopo i primi task della giornata, passo alle attività che mi impegnano per meno di 2 minuti o comunque per un tempo estremamente limitato. Evito così di accumulare piccole attività da poco tempo, ma che lasciate lì rischierebbero di farmi sprecare più tempo del dovuto in seguito.
Batching
Il batching prevede di lavorare in blocchi di tempo definiti e durante questi blocchi mi dedico ad una sola tipologia di attività (ad esempio realizzo tutti i testi, oppure tutte le grafiche per i social): questo metodo aiuta a ridurre le distrazioni ed aumentare la produttività evitando di spostare continuamente l’attenzione da una attività e l’altra.
Per i cambi di attività c’è infatti anche bisogno del tempo necessario per ritrovare la concentrazione.
La tecnica Pomodoro è una modalità per applicare il batching.
Tecnica del Pomodoro
Questa tecnica è stata ideata da Francesco Cirillo e il suo nome deriva dalla forma del timer che ha utilizzato per applicarla. I passaggi per applicarla sono molto semplici:
- si imposta un timer da 25 minuti e si lavora sull’attività scelta senza interruzioni e distrazioni,
- terminati i 25 minuti prenditi 5 minuti di pausa e poi reimposta il timer,
- ogni 4 “pomodori” prenditi una pausa più lunga di 15 o 30 minuti.
I 5 minuti di pausa sono fondamentali: evita altre attività che richiedono sforzo mentale, evita di controllare le email e i social, alzati dal tavolo e allontanati dall’attività che stavi facendo.
Il tempo non pianificato in agenda
Quando riempi completamente l’agenda, al primo imprevisto salta tutto. Col tempo ho imparato a:
- essere di manica larga nel prevedere i tempi di realizzazione di ciascun compito;
- lasciare dei buchi durante la settimana. In caso di imprevisto ho così trovato la possibilità di spostare l’attività ad un altro momento.
In questo modo, osservando che gli obiettivi che hai stabilito vengono realizzati, aumenterai il tuo senso di autoefficacia e la soddisfazione nel vedere i compiti portati a termini sarà alta.
La matrice di Eisenhower
Nei periodi più intensi o quando mi sembra che le to do list a fine giornata si allunghino al posto di accorciarsi, utilizzo la matrice di Eisenhower. Non lo utilizzo invece nella mia quotidianità.
Secondo questo metodo ogni task può essere misurato secondo due variabili: importanza e urgenza. Quando ci sono due variabili, possono essere inserite in una matrice.
In base a dove decidi di posizionare l’attività, cambia il metodo in cui può essere gestita. Ovvero:
- Alta importanza e alta urgenza: attività da fare subito
- Importanza ma non urgenza: attività da pianificare e mettere a calendario
- Alta importanza, ma bassa urgenza: cose che possono essere delegate in quanto non è necessario siano fatte da te.
- Bassa importanza e bassa urgenza: attività da eliminare.
Gestire bene il tuo tempo ti aiuterà a ricavarne una percentuale da dedicare al tuo business per farlo crescere, a lavorare in modo strategico con il content marketing e a seguire il calendario editoriale in modo efficiente e costante.
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